Quản lý nhân viên khi giám đốc kiêm quản trị nhân sự - Human Capital

Quản lý nhân viên khi giám đốc kiêm quản trị   nhân sự

Thực tế cho thấy khi doanh nghiệp có lực lượng nhân viên trên 50 người thì bộ phận   nhân sự mới   thật sự trở nên cần thiết và có thể phát huy hết chức năng. Với quy mô nhỏ, ít người hơn, một công ty vẫn có thể quản lý tốt nhân sự của mình mà không phải thiết lập bộ phận nhân sự. Dưới đây là các hướng dẫn của chuyên gia nhân sự về việc quản lý nhân viên khi không có bộ phận nhân sự:

Các hướng quản lý nhân viên khi không có bộ phận nhân sự

1. Trước hết, cần xác định xem ai có thể đảm nhận chức năng quản lý nhân viên như một Giám đốc nhân sự thực thụ. Thật ra trách nhiệm này có thể được giao cho một hay nhiều người cùng đảm trách. Vấn đề chỉ là ai đảm trách thì người đó cần tìm hiểu một số thông tin về Luật Lao động cùng các quy định liên quan. Thông thường, tại các công ty nhỏ, giám đốc cũng là người quản lý nhân viên.

2. Tiếp theo, cần xây dựng danh sách các quy định, thỏa thuận trong nội bộ doanh nghiệp, chế độ   lương   , thưởng, giờ làm việc, phụ cấp, lương ngoài giờ (nếu có), cấp bậc nhân viên, số ngày phép, bảo hiểm… Nên tham khảo các văn bản pháp quy để đảm bảo mọi quy định có lợi nhất cho doanh nghiệp và đều hợp lệ.

3. Lập hồ sơ nhân sự, bao gồm tất cả những thông tin liên quan như ngày bắt đầu làm việc, ngày được tăng lương, ngày thăng chức, ngày được tham gia chế độ bảo hiểm, các đánh giá hiệu quả công việc, số lần được thưởng,… Việc này sẽ giúp người quản lý hiểu rõ nhân viên của mình về mọi mặt, đồng thời là những thông tin cần tham khảo lại khi cần có sự thay đổi về nhân sự.

4. Xác định xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc trả lương cho toàn thể nhân viên, chi trả vào ngày nào, bằng hình thức nào (trực tiếp hay chuyển khoản). Việc này có thể do bộ phận kế toán đảm trách. Chú ý rằng, một số thu nhập khác ngoài lương như quyền lợi đặc biệt, thưởng… thì không nên chi trả cùng với lương.

5. Quy trách nhiệm cụ thể về việc huấn luyện và hướng dẫn nhân viên mới cho một người cụ thể. Đồng thời cần thông báo cho nhân viên mới về quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động cũng như những chính sách của công ty.

6. Có bảng quy định mức thưởng và trường hợp thưởng đặc biệt. Muốn xây dựng quy định về các chế độ này, trước hết cần có bản mô tả công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí. Thông thường, mọi người nghĩ rằng nên thiết lập chế độ thưởng thêm ngoài lương, hoặc tăng lương để khuyến khích nhân viên làm việc. Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng với số lượng nhân viên công ty ít hơn 50 người thì việc này không cần thiết. Nếu số nhân viên ít hơn 20 người thì theo các chuyên gia là hoàn toàn không cần xây dựng các quy định về chế độ thưởng, mà có thể thưởng hoặc tăng lương dựa theo tình hình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

7. Nên xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ. Bất kỳ thay đổi nào về nội quy, chế độ làm việc, quyền lợi, trách nghiệm của người lao động và cả những điều luật mới do chính quyền ban hành cũng cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên.

8. Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là tuyển người. Nhưng tại các công ty nhỏ, hoạt động ổn định thì thuê càng ít người càng tốt, trong thời hạn tối đa là một năm. Một số doanh nghiệp chịu sự cạnh tranh gay gắt lại chỉ chú trọng giữ chân các nhân viên cũ. Dù doanh nghiệp có bất kỳ chính sách nhân sự nào thì phương pháp phỏng vấn, tuyển chọn và phân bổ công việc một cách chính xác vẫn đóng vai trò rất quan trọng. Việc đánh giá sai, dẫn đến thuê nhân sự không thích hợp sẽ gây lãng phí rất nhiều cho công ty. Cho nên, khi không có bộ phận nhân sự, nên xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho công việc quan trọng này, các phần việc còn lại đơn giản hơn có thể giao cho bất kỳ ai kiêm nhiệm. Người đảm nhận việc thuê nhân sự phải nắm rõ các quyền lợi, trách nhiệm và quy trình làm việc của vị trí đang cần   tuyển dụng   , đồng thời phải có khả năng thương lượng khi thỏa thuận mức lương sao cho có lợi nhất cho công ty mà vẫn làm ứng viên hài lòng.

Bên cạnh đó vẫn còn những công việc khác, nhưng kém quan trọng hơn như tổ chức tiệc, đi chơi, du lịch dã ngoại để giúp nhân viên công ty đoàn kết hơn… nhưng những việc này hoàn toàn có thể ủy thác cho ai đó hăng hái đảm nhiệm. Giám đốc đã là người đứng mũi chịu sào cho tất cả mọi hoạt động của công ty thì nên chọn một người tin cậy để đảm nhiệm công việc   quản lý nhân sự   là tốt hơn cả.

Quantri.Vn

Khai thác ứng viên để tuyển chọn đúng

Nhà tư vấn Laurel Barton đã giúp rất nhiều công ty   tuyển dụng   hàng trăm nhân viên. Một trong những lỗi mà người   tuyển dụng   mắc phải là: Họ nói quá nhiều, Barton cho biết.

“Điều mà bạn cần làm đặt câu hỏi, chứ không phải là nói với họ điều này hay điều khác”, “hãy để cho ứng viên nói khoảng 70% thời gian của buổi phỏng vấn”, Giám đốc văn phòng tư vấn Oswego nói. Tìm được thông tin chính xác từ ứng viên là điều rất quan trọng bởi 2 lý do: Một, bạn muốn có đúng người phù hợp với công việc mà bạn đang cần và hai là một cuộc phỏng vấn tốt là cách để đảm bảo cho điều một xảy ra.

Thêm vào đó, chi phí cho mỗi lần tuyển dụng là rất lớn, nó có thể gấp từ 1,5 đến 2 lần   lương   hàng năm của một vị trí để thay thế một nhân viên ở vị trí đó. Chính vì thế, sai lầm khi tuyển dụng có thể gây ảnh hưởng tới tài chính của công ty.

Barton giới thiệu 5 bước mà một nhà tuyển dụng nên tuân thủ để tránh bị mắc sai lầm:

1. Có một kế hoạch phỏng vấn

Chỉ nói rằng bạn đang   tìm kiếm   một nhân viên bán hàng tài năng không thôi chưa đủ. Bạn nên liệt kê những phẩm chất tạo nên một nhân viên bán hàng giỏi-khả năng làm việc theo nhóm, có phẩm chất tốt, đúng giờ, biết thích ứng-từ đó bạn có thể đưa ra những câu hỏi và tìm cách xác định ứng viên đó có đầy đủ những gì mà bạn yêu cầu hay không.

2. Tiến hành phỏng vấn đồng nhất

Dành thời gian để chuẩn bị câu hỏi trước sẽ giúp bạn đặt ra được những câu hỏi tương đồng đối với những ứng viên khác nhau. Nếu bạn đưa ra những câu hỏi hoàn toàn khác, kết cục bạn có thể bị nhầm lẫn và không công bằng với tất cả các ứng viên.

3. Tiến hành phỏng vấn thái độ

Ngoài phương pháp thông thường để xem xét lai lịch và kỹ năng của ứng viên, bạn nên hỏi những câu cho phép ứng viên có cơ hội trình bày họ sẽ phản ứng như thế nào trong một trường hợp cụ thể.

Sau đây là một vài câu hỏi:

-Đưa cho tôi một ví dụ khi bạn phải tiếp xúc với một khách hàng không hài lòng.
-Bạn đã bao giờ phải làm nhiều việc cùng một lúc chưa? Bạn đã làm gì?
-Chúng tôi cần ai đó có thể làm việc với nhiều người khác nhau về trình độ. Bạn có nhớ bạn đã từng làm việc với ai khác biệt với bạn không? Và bạn đã làm gì?
-Cho tôi một ví dụ khi bạn buộc phải tuân theo một chính sách mà bạn không đồng ý?
-Bạn có thể kể cho tôi một sai lầm của bạn không? Và bạn đã làm gì sau sai lầm đó?

Vấn đề lớn nhất đối với kiểu phỏng vấn thái độ là ứng viên có thể chuẩn bị trước cho những câu hỏi dạng này. “Ứng viên đã học hỏi được nhiều câu hỏi dạng này và cách làm thế nào để có câu trả lời lý tưởng”, Barton chia sẻ. Giải pháp là thăm dò sâu hơn, sao cho bạn có thể biết được đó có phải là câu trả lời trung thực hay không và những câu chuyện thực thường thuyết phục hơn những câu trả lời đã được lập trình sẵn.

Ví dụ, nếu bạn hỏi một ứng viên làm thế nào để quản lý một khách hàng không hài lòng, hãy theo dõi bằng cách đưa ra những câu hỏi cửa hàng nào hay công ty nào ứng viên đang làm việc vào thời điểm đó, có bao nhiêu người trong cửa hàng vào thời điểm đó, ứng viên có cảm giác như thế nào trong sự việc này, người giám sát của anh ta phản ứng như thế nào. “Nếu ai đó không hoàn toàn nói sự thật thì họ sẽ rất vất vả khi phải trả lời 3 hay 4 câu hỏi thêm như thế.”

4. Hỏi những câu bỏ ngỏ

Bạn không thể hỏi những câu xâm nhập vào đời tư của ứng viên như tuổi tác, tình trạng hôn nhân… Nhưng bạn có thể hỏi những câu giúp bạn biết nhiều hơn về ứng viên. Đó là những câu hỏi mở, thay vì nó cho phép họ chỉ trả lời bằng một câu, hãy tạo cơ hội cho họ bày tỏ những thông tin cần thiết về chính bản thân họ, Therese A. Hoehne, Giám đốc khoa nguồn nhân lực của Đại học Aurora cho biết. Một vài câu hỏi ưa dùng:

-Bạn thích nhất điều gì ở công việc cũ? Điều gì làm bạn không vừa lòng nhất?
-Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?
-Bạn cho rằng thế mạnh của mình là gì?
-Giám đốc cũ của bạn có nói về điểm yếu của bạn không?

Barton cho biết một trong những câu hỏi mà cô thích nhất là ứng viên sẽ thích nghi với người chủ mới của mình như thế nào. “Người ta sẽ trả lời câu hỏi này”, cô nói, “đã có nhiều người nói với tôi rằng họ không hợp với chủ của họ. Điều này có thể cho bạn biết họ có thể làm việc với ai.”

5. Đặt câu hỏi đánh giá năng lực

Với những câu hỏi đánh giá năng lực, thay vì chỉ nhìn trên bản tóm tắt mà ứng viên đưa ra trong phần kinh nghiệm, bạn có thể hỏi chính xác họ làm điều đó như thế nào. “Đó là sự khác biệt giữa việc hỏi ai đó rằng họ có biết dùng Microsoft Word với việc hỏi họ có biết định dạng một   tài liệu   để lập hoá đơn trong Word hay không,” Barton nói.

Câu hỏi đánh giá năng lực có thể giống như một thử thách nhỏ. Một người quản lý khách sạn phỏng vấn một đầu bếp có thể hỏi anh ta có kinh nghiệm chuẩn bị bữa sáng hay không nhưng sẽ khai thác được nhiều thông tin hơn nếu yêu cầu anh ta chuẩn bị một bữa sáng.

Toàn bộ quá trình giao tiếp hiệu quả trong một cuộc phỏng vấn cũng đều nhằm vào mục tiêu của bạn, Barton nói. “Rất dễ dàng mắc sai lầm khi phỏng vấn một ứng viên mà bạn chỉ tìm hiểu rằng những điều được viết trong bản tóm tắt có đúng là những gì ứng viên có hay không”, “một nhà phỏng vấn giỏi sẽ trao đổi với ứng viên và dựa vào quá trình phỏng vấn để hiểu họ thêm về họ, cả những điều mà họ không viết trong bản tóm tắt”.

(Microsoft)