Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet? - HR

Làm sao để giám sát nhân viên sử dụng Internet?

(HR) Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger) cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại phải làm như vậy.

Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt. Các thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” - đang trở nên hấp dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của nhân viên trong giờ làm việc; tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,....

Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công ty can thiệp quá sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công việc của họ sẽ giảm sút và có thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.

Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào? Liệu đó có phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một vài chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới internet.

Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời của một loạt các phần mềm giám sát

Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của các nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng. Không ít công ty đã phải sàng lọc và khoá các trang web không thích hợp.

Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà phần lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet trong giờ làm việc cho các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các công ty buộc phải cho phép nhân viên truy cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều tác hại đã phát sinh. Và các công ty buộc phải giám sát hoạt động này để tránh việc nhân viên truy cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc cá nhân khác thông qua Internet và e-mail.

Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa dạng về tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense Enterprise của hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu. Cũng như vậy, phần mềm Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ biến để kiểm tra e-mail.

Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e-mail, tin nhắn messenger và các văn bản   tài liệu   được gửi đi/nhận về, cũng như mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và đọc các phím gõ đa ngôn ngữ. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các công ty, còn lại là các cơ quan chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám sát chồng.

Đạt được một sự cân bằng thích hợp

Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty hiện nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông báo với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý do tại sao”, - Michael Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.

“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách thích hợp nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối với mình”.

Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn   nhân sự   cho hãng Watson Wyatt Worldwide thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:

- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay đơn thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc giám sát nhân viên chỉ vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không phải là lý do thích hợp”, Meany cho biết. Những l‎ý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho nhân viên, các vấn đề liên quan tới quấy rối tình dục, hoặc những mối quan ngại liên quan tới gian lận, gián điệp,...

- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công ty công ty nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính độc lập cao thì việc giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả tích cực. Cũng như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty của bạn xây dựng những kế hoạch giữ chân nhân viên thông qua các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm sóc vật nuôi, chăm sóc con trẻ,..., Bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân.

Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:

1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các nhân viên

Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những thông tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản lý khác. (Ví dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người yêu cầu).

Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế hoạch giám sát là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi ích cụ thể, chẳng hạn như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức độ an toàn và giảm thiểu các mối lo ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một vụ kiện tụng sau đó.

2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể được chấp nhận

Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những trang web   tuyển dụng   khác, thì không có lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên.

“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”, Meany cho biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định của công ty.

Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.

3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên

Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ, bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ‎ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ làm việc.

Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối với nhân viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất định thì hiệu suất công việc chung sẽ tốt hơn.

4. Cân bằng hợp lý giữa an ninh và quyền riêng tư

Nếu một nhân viên lãng phí một lượng lớn thời gian của họ vào những hoạt động vô bổ trên internet, có nghĩa bạn đã   tuyển dụng   không chuẩn xác.

Rõ ràng rằng hoạt động giám sát không chỉ đơn thuần để biết xem liệu có ai đó có đang chỉnh sửa lại bản sơ yếu l‎ý lịch để gửi tới một công ty khác lớn hơn hay không mà còn để bảo vệ công ty khỏi sự rò rỉ những thông tin nội bộ cho giới báo chí hoặc cho các đối thủ cạnh tranh, hạn chế những hacker hay kẻ viết virus nội bộ, tránh những hành động quấy rối tình dụng hoặc các hành vi không mấy thích hợp, hay thậm chí là an ninh của cả quốc gia.

Song bạn cần nhớ kỹ rằng sự thái quá trong hoạt động giám sát nhân viên có thể dẫn tới nhiều kết quả trái ngược - chẳng hạn như có thể là bằng chứng chống lại công ty bạn trong những vụ kiện tụng pháp lý có liên quan.

5. Tuyển dụng những người bạn có thể tin cậy

Việc này bao giờ nói cũng dễ hơn làm, đặc biệt khi công ty bạn đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh hay là cần tuyển dụng hàng trăm nhân viên mỗi năm. Mặc dù vậy, những nhân viên đáng tin cậy sẽ rất dễ dàng để giám sát - và hơn nữa thậm chí không cần phải giám sát - hơn là những người bạn không thể tin cậy.

Hy vọng rằng với một sự cân nhắc thấu đáo mọi khía cạnh trước khi tiến hành giám sát việc sử dụng Internet trong công ty, bạn sẽ đạt được những kết quả tích cực. Khi đó một mặt, bạn có thể hạn chế, loại bỏ những gian lận, rủi ro kinh doanh hay những hành vi thiếu thích hợp, mặt khác, bạn có thể gia tăng đáng kế hiệu suất và tinh thần làm việc của các nhân viên.

Quantri.Vn

Hậu trường nghề làm sếp nhận lương nghìn đô ở Việt Nam

Khám phá cuộc sống đầy áp lực song không ít nỗi buồn của các CEO mới thấy hết những hy sinh, đánh đổi của dòng nhân sự cao cấp có mức lương ít nhất 8 con số.

Tại các nền kinh tế phát triển, CEO được coi là một nghề chuyên nghiệp nhưng ở thị trường Việt Nam, nơi tập trung chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần lớn vị trí quan trọng này lại do chủ doanh nghiệp kiêm nhiệm. Tuy nhiên, dù là một CEO chuyên nghiệp hay một CEO kiêm nhiệm thì sứ mệnh là người quyết định thành, bại của công ty, đồng thời đại diện cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về tài chính và pháp luật, các CEO bắt buộc phải đầu tư rất nhiều thời gian và nỗ lực để làm tròn vai trò của mình. Theo thống kê từ các CEO trong danh sách 500 công ty của Standard & Poor (S&P), trên thế giới, thời gian bình quân của một nhân sự bình thường thăng tiến thành CEO (TGĐ điều hành) là 16 năm. Nhưng thực tế, theo chia sẻ của nhiều CEO Việt, thời gian tôi luyện nên một CEO giỏi không có giới hạn và con số trên dưới chục năm học hỏi và rèn giũa chỉ là để một nhân sự bình thường hiểu và thực hành những công việc để trở thành một CEO mà thôi.



Tại Việt Nam, CEO được cho là ngành đem về thu nhập khủng, bên cạnh một số nghề hot như phi công, tiếp viên hàng không. Tuy nhiên, nghề làm sếp không vinh quang như nhiều người vẫn nghĩ. Theo chia sẻ của một nữ CEO 3 công ty chuyên về đào tạo nhân sự tại TP.HCM, thời gian học hỏi sẽ co lại khi nỗ lực nhiều lên. “Tôi mất 6 năm để từ một chủ doanh nghiệp trở thành CEO cho 3 công ty của mình. Không được đào tạo để làm một CEO nên thời gian đầu là giai đoạn mông lung, căng thẳng, vừa làm vừa mò, những quyết định đưa ra mang tính cảm hứng, thiếu bài bản. Do áp lực, tôi từng phải bước chậm lại 1 năm, thuê người khác về làm CEO còn mình chuyên tu học và trải nghiệm. Cho tới bây giờ, thay vì 6 năm, tôi hoàn toàn có thể rút ngắn thành 1 - 1,5 năm nhưng bù lại, sẽ phải gắng sức nỗ lực gấp nhiều lần”, nữ CEO này chia sẻ. Tuy nhiên, chị cũng thừa nhận, 6 năm qua chỉ đủ để chị đảm đương vị trí CEO kiêm nhiệm ở trình độ… tàm tạm và cần thời gian nhiều hơn nữa để hoàn thiện.

Và ngay cả với những CEO được đào tạo chuyên nghiệp, trải nghiệm qua nhiều môi trường kinh doanh ở nước ngoài, khi về nước vẫn không khỏi sốc với vị trí tương đương. Một CEO ở Nhật nhiều năm được chủ doanh nghiệp kinh doanh mảng công nghệ và thương mại điện tử tại Việt Nam mời về đã buộc phải ra đi chỉ sau chưa đầy 2 năm cống hiến. Nguyên do không đến từ khả năng chuyên môn mà được anh cho biết là do “chưa học đủ để trở thành một CEO Việt”. Vị này tâm sự, “mang tiếng” là CEO nhưng không được toàn quyền thực hiện chức năng của mình mà thường phải chịu sự chi phối từ nhiều ý kiến chủ quan của một vài thành viên VIP trong HĐQT. Và điều quan trọng nhất anh nhận ra rằng ngoài mảng đối nội thì đối ngoại trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam cũng rất khác, không thể dựa trên những nguyên tắc và kinh nghiệm trong môi trường kinh doanh trước đó. “Tôi từ chức 1 năm để đảm nhận một vị trí dễ thở hơn. Toàn bộ lương tháng của tôi hiện chỉ vừa đủ, có khi thiếu cho những ‘khóa học’ kỹ năng mềm như giao lưu với các lãnh đạo cấp cao thông qua nhiều hội nhóm của các VIP như hội tập lái trực thăng, hội tennis, hội đua thuyền… Và học phí cho những ‘khóa học’ khủng này cũng tương đương với đẳng cấp của các VIP đứng đầu những tập đoàn, tổ chức lớn”, vị này chia sẻ. Giàu tài chính nhưng nghèo thời gian, sức khỏe và hạnh phúc Theo chia sẻ của một chuyên gia săn đầu người nhiều năm kinh nghiệm ở Việt Nam, mức lương tháng hầu hết các doanh nghiệp trả cho các CEO không bao giờ dưới 8 con số. Và thực tế, rất nhiều CEO mà chị biết có mức lương 9 con số. Bên cạnh lương, nhiều CEO giỏi còn được hưởng vô vàn quyền lợi đồng hành cùng hợp đồng đầu quân cho doanh nghiệp như quyền sở hữu nhà đất, cổ phần trong công ty, những chế độ đãi ngộ đặc biệt cho bản thân và gia đình… Nhưng vấn đề lớn nhất các CEO gặp phải lại chính là khoảng thời gian hiếm hoi trong ngày, thậm chí trong tháng để tận hưởng những lợi lộc ấy. “Ngày sinh viên, tôi từng ước khi có nhiều tiền sẽ đầu tư cho những sở thích cá nhân như đi du lịch, mua xe đẹp, chơi đồ hiệu. Vậy nhưng tới khi kiếm đủ để thỏa mãn tất cả thú vui ấy cũng là lúc tôi nhận ra mình không có thời gian cho chúng. Tiền vẫn vào tài khoản nhưng công việc luôn phát sinh, luôn cần mình giải quyết, thời gian cho cá nhân quá nghèo. Tôi từng chia tay 2 mối tình cũng vì không có thời gian để yêu”, CEO 30 tuổi của một công ty thương mại điện tử ở Hà Nội chia sẻ.

Áp lực công việc lớn với thời gian làm việc bất thường, không phân biệt ngày/đêm, ngày nghỉ/ngày thường nên để có sức khỏe và duy trì cân bằng cuộc sống, nhiều CEO buộc phải lên lịch tập thể dục và thư giãn cho bản thân như những nguyên tắc vàng để tồn tại. Tuy nhiên, các nguyên tắc này không phải ai cũng có thể áp dụng thành công. “Tôi thức dậy lúc 4h30 sáng mỗi ngày để tập thể dục nhưng hành động đầu tiên lại là check mail rà soát các vấn đề nóng phát sinh, tự nhủ ‘rèn luyện sức khỏe có thể kết hợp trong các trận tennis nhẹ nhàng với đối tác’. 5 phút dành cho vệ sinh cá nhân. 5 phút cho ăn sáng. Sau đó là tất cả thời gian cho vô vàn đầu việc trong ngày. Làm việc tới 20h, nhiều tối phải gặp gỡ đối tác và thường xuyên về nhà sau 21h, các con tôi đã ngủ, vợ từ lâu cũng không còn cằn nhằn chuyện giờ giấc nữa. Những lúc ấy, tôi thật sự thấy mình cô đơn và có lỗi. Nhưng sau một đêm, tất cả lại nguyên như cũ. Nhiều lần tôi cũng muốn cải tổ nhưng không có thời gian, có lẽ phải tới khi về hưu tôi mới có thể có một cuộc sống khác”, một CEO 42 tuổi tâm sự. Anh kể thêm, cách đây không lâu có nghe chuyện về một tổng giám đốc “rất dị” của một công ty chuyên về đấu thầu xây dựng. Nhờ nhân cách tốt, lèo lái công ty vượt bão kinh tế, duy trì tăng trưởng ổn định, lương thưởng và đãi ngộ nhân viên xứng đáng, vị này được cấp dưới rất quý mến. Vào ngày sinh nhật của anh, mọi người tổ chức chu đáo với hi vọng đem đến cho tổng giám đốc bất ngờ lớn. Tuy nhiên, nhân vật chính “lặn mất tăm”. Vào cuối ngày, cán bộ nhân viên nhận được “thư cảm ơn” với nội dung ngắn gọn: “Điều tôi mong ước cả năm chỉ là có 1 ngày cho riêng mình, trong không gian của mình để cân bằng lại. Cảm ơn tất cả các anh chị em! Mọi người đừng lo lắng, hiện tôi đang ở chùa”. Vậy mới thấy, với các CEO, dù giàu có nhưng thời gian, sức khỏe và hạnh phúc luôn là điều xa xỉ.

Nguồn Zing News