Các phương pháp Phân tích công việc

Các phương pháp Phân tích công việc

1.Phương pháp làm bản câu hỏi:

Ở phương pháp này nhà quản trị gởi các câu hỏi đến các đối tượng có liên quan đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Các đối tượng mà các nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông tin bao gồm:

-Người đảm nhận công việc

-Người giám sát công việc

-Chuyên gia phân tích công việc

-Một nhóm những người với cùng một chức danh công việc.

Tất nhiên không nhất thiết là tất cả các nhân viên đều phải điền vào bản câu hỏi. Người ta có thể chọn một cách ngẫu nhiên cho từng chức danh công việc. Điều đó giúp chúng ta giảm bớt khối lượng thông tin cần xử lý mà vẫn bảo đảm độ chính xác cho phép. Tất nhiên ta có thể phải xác nhận sự đúng đắn của các câu trả lời trong giai đoạn quan sát của nghiên cứu này.

Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ … người chịu trách nhiệm mô tả cần phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc , khối lượng công việc hoặc số sản phẩm …

Bản câu hỏi phân tích công việc thường đề cập đến các vấn đề sau đây:

-Thông tin chung về vị trí công việc

-Giám sát và chịu sự giám sát

-Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp

-Sử dụng ngôn ngữ

-Sử dụng thị giác và các giác quan khác

-Các quyết định quản lý và kinh doanh

-Các giao tiếp nội bộ và bên ngoài

-Các cuộc họp mà bạn tham dự , làm chủ tọa hoặc làm người dẫn chương trình

-Các hoạt động thể chất

-Sử dụng thiết bị , máy móc và dụng cụ

-Các điều kiện môi trường

-Các đặc tính khác của công việc

Tuy nhiên phương pháp này có những trở ngại, hạn chế:

- Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ.

- Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.

Sau đây là những câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc Phân tích công việc:

1.Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?

2.Những trách nhiệm chính trong công việc là gì?

3.Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong công việc là gì? Tại sao chúng lại quan trọng?

4.Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất trong công việc?

5.Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?

6.Những kiến thức nào quan trọng liên quan đến thực hiện công việc?

7.Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào?

8.Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc?

9.Theo anh (chị) công việc đòi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế nào? Sẽ có báo cáo nào?

10.Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lòng nhất? Hoặc không hài lòng nhất? Tại sao?

11.Theo anh (chị) có các quan hệ nào trong thực hiện công việc? Điều kiện lao động, quy chế lao động như thế nào?

12.Anh (chị) thường phải giám sát hoạt động công việc của những ai? Ở chức vụ nào?

13.Theo anh (chị) những khóa   đào tạo   , kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực hiện công việc tốt là gì?

14.Các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng? Công dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành?

15.Trong toàn bộ quá trình làm việc, cần phải ra quyết định nào? Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy?

16.Theo anh (chị) công việc có những yêu cầu trách nhiệm nào về tiền bạc, mức độ an toàn hoặc những giá trị khác?

17.Công việc có những yêu cầu nào về trách nhiệm đối với khách hàng hoặc các mối liên hệ khác bên ngoài công ty?

18.Những tiêu chuẩn được sử dụng để được đánh giá là thực hiện tố công việc là gì?

2. Phương pháp chuyên gia (Phương pháp hội đồng):

Phương pháp này sử dụng một số chuyên gia am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc .Các chuyên gia này có thể là những người đã hoặc đang là người thực hiện công việc đó, cũng có thể họ là người giám sát, quản lý công việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao .Tuy nhiên điều này cũng chỉ ra rằng phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia .Việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khăn

3. Phương pháp quan sát:

Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay. Người phân tích sẽ quan sát toàn bộ quá trình làm việc của công nhân. Trên cơ sở các   tài liệu   ghi chép được từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành bản mô tả công việc.

Hạn chế của phương pháp này:

-Rất tốn thời gian và công sức

-Không sử dụng được cho những công việc trí óc.

P5media.Vn

Phát triển nhân tài và nỗi băn khoăn của các Giám đốc doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đây là nỗi băn khoăn đến từ rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (theo chuẩn của quốc tế là nhỏ và siêu nhỏ), và tôi thấy băn khoăn đó là hoàn toàn hợp lý, bản thân tôi khi trải qua giai đoạn đầu tiên của việc người khởi nghiệp cũng thường xuyên nhức đầu với câu hỏi này. Qua 4 năm tích cực đi hỏi các chuyên gia, học những đồng nghiệp ở nước ngoài, đồng thời ứng dụng thực tế, thì tôi đã tìm ra được một phần lời giải mà tôi chia sẻ với cộng đồng sắp tới đây.

  Trước khi giải quyết một vấn đề, hãy tìm hiểu rõ nguyên nhân vì sao lại có vấn đề đó. Vì sao nhân viên giỏi lại bỏ công ty ra làm riêng, thậm chí có thể trở thành đối thủ cạnh tranh? Tôi tìm ra được các nguyên nhân sau đây:

  1. Mô hình One-man-show – Hoạt động của công ty quá đơn giản – chỉ cần 1 người chính: điều này đặc biệt đúng với các công ty dịch vụ mới ra đời. Cung cấp thiết bị văn phòng, dịch vụ in ấn, bạn chỉ cần liên hệ với nhà sản xuất, sau đó đi   tìm kiếm   khách hang, rõ ràng bán hàng khó hơn rất nhiều và đóng góp phần lớn vào sự thành công của công ty. Rõ ràng nhân viên bán hàng của bạn sẽ là người có khả năng ra đi nhiều nhất và trở thành đối thủ của bạn.

  2. Tham công tiếc việc: Rất nhiều giám đốc có gắng nắm hết hoạt động kinh doanh của công ty, bởi vì họ tham công tiếc việc, hoặc họ sợ nhân viên sau khi nắm bắt hết bí mật kinh doanh sẽ bỏ ra đi. Điều này lại càng khiến mô hình công ty trở thành mô hình “one-man-show”. Các công ty one-man-show luôn có xu hướng đơn giản hóa quy trình – công việc, để dễ thực hiện và quản lý. Càng dễ thực hiện, họ càng dễ có them đối thủ, đặc biệt là chính nhân viên cũ của công ty.

  3. Sự thiếu hiểu biết về công việc “làm chủ”: Rất nhiều người mong ước lập công ty riêng bởi vì họ tin rằng như vậy là “ngồi mát ăn bát vàng”. Nếu bạn đi phỏng vấn các chủ doanh nghiệp mới thành lập, bạn sẽ thấy điều này là sai lầm hoàn toàn. Các ông chủ của công ty khởi nghiệp mới thành lập thường làm việc nhiều hơn, căng thẳng hơn, mà   lương   ít hơn các đồng nghiệp của họ trong công ty lớn. Rất nhiều nhân viên không biết được điều này nên luôn sẵn sang nghỉ việc để thử “mộng làm chủ”.

  4.Chế độ đãi ngộ kém (về tổ chức): chế độ càng không tốt, nhân viên càng bị thôi thúc nghỉ việc.

  Một khi đã xác định nguyên nhân của vấn đề, việc định hướng cách sử lý trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Rõ ràng chúng ta cần làm 2 thứ: (1) Nâng cao trình độ hoạt động của công ty, và (2) nâng cao chế độ đãi ngộ.

Nâng cao trình độ công ty
  Việc nâng cao trình độ hoạt động của công ty khác với phức tạp hoạt động. Khi nâng cao trình độ hoạt động, công ty bạn phải cung cấp nhiều sản phẩm hơn, sản phẩm chất lượng cao hơn, dịch vụ tốt hơn… Còn việc phức tạp hóa hoạt động là việc làm các hoạt động vốn đơn giản trở nên phức tạp, khi đó hệu quả hoat động của công ty sẽ đi xuống.
  Để nâng cao trình độ hoạt động của công ty, bạn phải chia nhỏ các công việc cho nhân viên, và để họ tự cải tiến. Bạn có thể chia nhỏ theo mô hình sau đây:

Tìm kiếm khách hàng => Bán hàng = > Sản xuất => Giao sản phẩm => CS khách hàng

Lưu ý: đừng giao tất cả công việc cho một nhân viên tài giỏi, vì ho sẽ nghỉ việc và trở thành đối thủ của bạn. Cũng đừng giao tất cả công việc cho 1 nhân viên bình thường, vì họ sẽ kông làm được. Hãy chia việc lớn thành từng việc nhỏ, và giao cho nhiều nhân viên bình thường thông qua các dự án nhỏ phù hợp với năng lực của họ. Làm việc qua dự án sẽ giúp nhân viên tự tin hơn và trút bỏ gánh nặng tự áp lực công việc mới.
  Ví dụ:
  - Thay vì để nhân viên làm trưởng phòng   nhân sự   , hãy giao cho họ 1 project xây dựng lại quỹ phúc lợi của nhân viên
  - Thay vì để 1 nhân viên làm trưởng phòng sản xuất, hãy để họ quản lý 1 project   đào tạo   2 dựng sản phẩm nào đó
  - Thay vì để 1 nhân viên làm trưởng phòng bán hàng, hãy cho họ 1 project đào tạo 2 nhân viên hiện tại của công ty
  Chia công việc thành những phần đủ nhỏ để ủy thác, đó chính là bí quyết thành công của các nhà quản lý giỏi. Ủy thác thành công là bí quyết của các công ty giỏi để nhanh chóng vượt lên tầm cao hơn.

Nâng cao chế độ đãi ngộ:
  Chế độ đãi ngộ không chỉ là hệ thống lương, thưởng, mà còn nhiều thức khác, từ vô hữu hình đến vô hình, từ những thứ lớn lao như văn hóa doanh nghiệp đến những thứ nhỏ nhặt như bàn ghế cho nhân viên. Nhân viên càng được thoải mái, họ càng không muốn phải khởi nghiệp. Để xây dựng được chế độ đãi ngộ tốt, bận cần:
  - Chịu trích một phần lợi nhuận ra để đầu tư vào quỹ phúc lợi
  - tham khảo những người có kinh nghiệm để việc sử dụng quỹ phúc lợi được hiệu quả

Lưu ý: bạn có thể có quỹ phúc lợi dồi dào nếu việc tổ chức công việc trong phận nâng cao trình độ công ty được thực hiện tốt.

Tổng kết:
  Nếu trên thị trường, 1 người làm được 1 sản phẩm, thì theo lẽ thường, 2 người riêng biệt sẽ làm được 2 sản phẩm. Nếu công ty bạn tổ chức hoạt động hiệu quả để 2 người làm ra được 4 sản phẩm (chứ không phải 2 sản phẩm), và bạn lấy 1 sản phẩm dôi ra chia cho nhân viên thì khi đó nhân viên họ sẽ có thu nhập tương đương 2 sản phẩm, tốt hơn việc họ tự làm 1 mình. Mấu chốt của vấn đề nằm ở chỗ bạn tổ chức công ty hoạt động hiệu quả thế nào.

Kỷ yếu Ngày nhân sự Việt Nam
Lý Xuân Nam
Giám đốc công ty CP Giải Pháp Tinh Hoa